La guía de archivos es una herramienta de investigación cuya finalidad es relevar, organizar y divulgar información relativa a ciertos fondos documentales, a través de descripciones archivísticas.

Una descripción archivística tiene el objetivo de identificar y dar cuenta del contexto y el contenido de los documentos de archivo constituidos en un fondo, con el fin de hacerlos accesibles. Para eso recaba información de los documentos y de sus productores, así como de las condiciones de acceso para su consulta.

La descripción se ha realizado de acuerdo a las normas internacionales para la descripción archivística (ISAD-G), dictadas por el Consejo Internacional de Archivos y se utilizó, para su puesta en línea, el software ICA-Atom provisto por esa misma institución.

Los datos presentados tienen diferentes niveles de descripción. Algunos de los fondos documentales están descriptos de manera muy sucinta, dando cuenta exclusivamente del contenido y especificidad propia del fondo documental. En otros casos, la descripción abarca una información más completa, pues se establecen series documentales y, cuando las hubiera, se incluyen subseries. Esta situación se da en los casos en que la institución que gestiona el fondo documental ya ha realizado algún tipo de tarea archivística sobre el mismo: clasificación, organización, y definición de series. Siempre que fue posible, se incluyó la herramienta descriptiva provista por la institución (inventarios, catálogos, descripciones).

En la sección referida a cuestiones de accesibilidad, se consignan las circunstancias legales y materiales que pudieran condicionar el acceso. Para facilitar el conocimiento de la normativa, en muchos casos también se la ha incluido en la propia descripción.

La guía reúne en un solo sitio informaciones relativas a fondos documentales de cinco países, a los que se puede acceder de dos modos:

1. A través del link Búsqueda de archivos y fondos documentales, que perrmite realizar búsquedas a partir de filtros por país, por institución archivística o depositaria, y por fondo documental. Desde esta misma sección también se puede ingresar directamente a la normativa que regula el acceso de los distintos fondos.

2. Mediante el link Acceso a la guía, que habilita el ingreso directo al Software ICA- Atom. En este caso, la página remitirá a la base de datos, donde el menú ofrece la posibilidad de acceder a información a traves de listados de "Fondos documentales" o "Institución Productora/Custodiadora”, así como de realizar búsquedas avanzadas y entrecruzamientos de los distintos campos previstos. Para acceder al manual del usuario ICA Atom hacer click aquí 


Glosario de términos archivísticos

Documento: información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.

Documento de archivo: información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Subfondo: subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Serie: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental.

Punto de acceso: nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.


(Fuente: International Council on Archives)

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